La automatización abarca una gama de aplicaciones relacionadas con el
proceso y transmisión de información, el cual varía desde la captura y
presentación, hasta la distribución de la misma. A continuación detallaremos
las diferentes aplicaciones y tecnologías que apoyan las tareas administrativas
propias de una oficina y como intervienen en la resolución de problemas en la
oficina u organización:
Actualización de Software
Una de las aplicaciones prácticas con mayor aceptación en el mercado es
el procesador de palabras. La capacidad de estos procesadores ha evolucionado
con el tiempo: de una versión típica que permite funciones básicas de
corrección, edición, inserción, etc., a otras más complejas que, incluso, hacen
posible insertar columnas y gráficas; y en general una gran variedad de
softwares que permiten a la empresa ser más productiva y eficiente. Y
especialmente fortalecer el proceso de comunicación para la toma de decisiones.
A continuación se enlistan algunos softwares, especiales para oficinas:
·
Procesador de palabras: Editor de texto que permite crear tablas, cambio
de fuentes, mover, borrar, copiar texto, diccionario de sinónimos, crear
columnas, etc. Ideal para la presentación de informes, comunicaciones y en
general ordenes escritas.
·
Bases de datos: Programa que permite llevar un control de los registros
de la empresa así como importar y exportar archivos. Permite acceder de manera
inmediata a la información actual o presente de sobre cualquier tema o área que
afecte a la empresa, organización u oficina.
·
Hojas electrónicas: Paquete que permite trabajar con datos numéricos en
una hoja electrónica de cálculo, tratamiento de textos, grabar y visualizar
gráficos comerciales, hacer reportes y comunicar otros ordenadores.
Especialmente utilizados en las áreas financieras, de producción y de personal
a fin de evaluar rendimientos y factibilidad.
·
Software estadístico: Paquetes que sirven para analizar e interpretar
los datos de una manera sencilla, en vez de preocuparse por una fórmula
compleja de estadística o por aprender algún lenguaje de programación. Ideal
para realizar comparaciones y factibilidad de propuestas u proyectos.
·
Paquetes integrados: Paquetes que contienen varias aplicaciones y
componentes adicionales, de manera que permiten combinar texto, datos y
gráficas, dependiendo de sus necesidades. Permiten un ahorro sustancia de tiempo,
entendiendo este como el valor fundamental de la gerencia.
·
Paquete que ayuda a las presentaciones personales, de manera que puede
crear y editar gráficas, imágenes, sonido, etcétera. Fundamental para la
elaboración de informes a presentar a: socios, directivos, gerentes, supervisores,
etc.,
·
Utilerías: Paquetes para la recuperación de datos, discos y discos
duros, para el respaldo de éstos y el ordenamiento de la información del
sistema que se esté utilizando. Software de administración: Programa que ayuda
a generar inventarios, cuentas por pagar y balances generales, además de las
operaciones básicas de la contabilidad. Elementos importantes para la
transformación de datos en información.
·
Antivirus: Paquetes que ayudan a detectar y remover virus de cualquier
tipo de disco. Indispensable para el respaldo y conservación de la información
manejada en la organización.
Impresoras
Existen distintos sistemas de impresión: matricial, láser e inyección de
tinta. En este caso no importa el tamaño de su empresa, las compañías de
cómputo están trabajando para ofrecerle la solución adecuada a sus
requerimientos. Por ejemplo, si en la organización se necesita elaborar
facturas, boletos, carnés, nóminas, estados de cuenta, credenciales o cheques,
ls mejor opción son las impresoras de matriz de punto. Ahora, si requiere
imprimir documentos de todo tipo y de alta calidad a grandes volúmenes,
considere a las impresoras láser. Y por último, si sus necesidades de impresión
son a nivel de gráficas, imágenes diversas, documentos para presentaciones
internas, bocetos a color, originales de folletos o catálogos, su mejor opción
son las impresoras de inyección de tinta.
Transmisión electrónica
La información es un elemento de la oficina que ha adquirido un valor
estratégico para las organizaciones y al cual se considera como una verdadera
arma competitiva. Este valor no sólo se percibe a través del contenido, sino
también a través de la oportunidad con la que la información se comunica. Esto
ha generado la creación de nuevas tecnologías para la distribución de la
información. Sea del tipo que sea.
Teléfonos: Los teléfonos han sido una herramienta esencial en el mundo
de los negocios. En la actualidad existen numerosas opciones que pueden
agruparse en dos categorías: teléfonos de oficina y teléfonos celulares. Los
primeros tienen que ser eficientes para realizar llamadas locales o de larga
distancia. Existen servicios que optimizan los recursos como son: líneas
rentadas y líneas privadas entre localidades específicas. Asimismo, hay
teléfonos programados con extensiones de intercomunicación entre las diferentes
localidades de una compañía, de tal manera que con sólo marcar una extensión se
puede entablar una comunicación con alguna filial en otro país.
Conmutadores: Partiendo del hecho de que, en la mayor parte de los
casos, el conmutador telefónico es el primer contacto que tiene el cliente con
su empresa y que, por ende, cada llamada que entra o sale de su compañía es una
oportunidad de negocio, reafirmemos que la importancia de los conmutadores de
voz en su empresa es vital. La función del conmutador telefónico consiste en
compartir los recursos que se tienen a nivel de líneas públicas con las
diferentes extensiones.
En general, los conmutadores permiten la recepción y distribución de
llamadas, marcación abreviada, conferencia tripartita, restricción de larga
distancia, candado electrónico, llamada en espera, despertador automático,
conexión sin marcar y código secreto, entre otras. Todos estos espacios son de
gran importancia para que la organización cumpla con sus objetivos
Correo de Voz
Este es un servicio de mensajería telefónica o de facsímil, por medio
del cual se pueden dejar mensajes grabados al titular del aparato, durante las
24 horas del día, los 365 días del año.
El correo de voz ofrece la posibilidad de comunicación con una simple
llamada telefónica al número del titular. En ese momento un mensaje de
bienvenida invita a quien llama a dejar su mensaje. Los mensajes almacenados
pueden ser recuperados por el titular del servicio en el momento que él lo
desee, mediante una llamada a su propio teléfono y la utilización de una clave
de seguridad elegida por él. Igualmente, a través del correo de voz puede el
gerente:
·
Tomar mensajes cuando la operadora electrónica encuentra el aparato
telefónico ocupado o no es contestado.
·
Solicitar servicio de agenda
·
Servicio de larga distancia en modo remoto
·
Almacena cada mensaje con la fecha y la hora en que se recibió
·
No tiene límite de apartados telefónicos y de mensajes
CTI (Computer Telephony Integration
Integración de Telefonía Computacional)
Este sistema telefónico computacional combina su correo de voz y
electrónico en una forma que beneficia tanto al usuario final como al
administrador del sistema. CTI permite de manera sofisticada la manipulación de
las transmisiones de mensajes de voz sobre redes de área local, utilizando los
procesos de integración de Netware. Una de las aplicaciones de este sistema más
populares es la voz de respuesta interactiva (IVR), la cual es controlada por
un servidor de aplicaciones de procesamiento de voz.
Los tres beneficios más altos de la telefonía computacional en la
empresa son:
·
65% de los empleados responden a las preguntas de los llamadores
(clientes), con información consistente y correcta.
·
56% de los empleados gana un margen competitivo.
·
48% de los empleados incrementa la productividad del staff por medio de
la automatización de funciones.
Correo Electrónico
La oficina sin papeles es el ideal de las corporaciones en nuestros
días. La tendencia en muchos corporativos, así como oficinas medianas, es
eliminar el papel en la mayor parte posible. Parte de este objetivo se puede
alcanzar a través de la implantación de la mensajería electrónica, comúnmente
conocido como correo electrónico (e-mail).
El e-mail es sólo una de las varias formas mediante las cuales se puede
transferir, en forma privada, una información basada en texto desde un lugar a
otro. Esta herramienta es significativamente rápida y económica. Una de las
grandes ventajas de la mensajería electrónica es que, además de servir para
transferencia de información, también resulta útil para el manejo de equipos de
trabajo, mediante la asignación de tareas -sin la necesidad de realizarlas
juntas-, lo cual representa un ahorro de tiempo importante. También se puede
implantar el manejo de formas electrónicas, en cualquier departamento que
funcione con base en formatos de reporte, los cuales son llenados por los
empleados y direccionados a través del correo electrónico a un responsable.
Fax Electrónico
Enviar faxes consume muchas horas hombre. En la mayoría de los aparatos
la alimentación del papel es manual, lo cual implica que una persona tenga que
introducir hoja por hoja el mensaje. Asimismo, es común que se requiera marcar
varias veces para poder enviar el fax, esto también implica tiempo perdido.
Estas desventajas se pueden evitar, o por lo menos disminuir, mediante el uso
de faxes electrónicos, cuyos componentes son los siguientes:
·
Un fax módem, ya sea interno o externo
·
Un software para enviar y recibir faxes que utilice el dispositivo
anterior
Basado en estos puntos, usted sólo requiere indicar a la computadora
que, en lugar de imprimir "X" documento, lo envíe por fax al número
deseado. Los faxes que a usted le dirijan puede recibirlos en su impresora.
Videotexto
Sistema público de comunicaciones de datos que transmite sobre canales
de televisión, que ofrece una gama de servicios para usuarios finales, entre
los que destacan: actividades de entretenimiento, eventos deportivos, tiendas
de autoservicio, almacenes, hoteles, restaurantes y transportación local, entre
otros. Este tipo de sistemas puede accesarse a través de terminales en una
oficina, o en el hogar, y permite realizar compras, movimientos bancarios,
etcétera, sin necesidad de trasladarse.
Boletines Electrónicos
Esta aplicación funciona como un pizarrón tradicional de boletines
(tablero). Se utiliza para mensajes, noticias, anuncios, agendas y otros. La
diferencia es que se realiza en un medio electrónico.
Consulta a Bases de Datos
En los últimos años han sido lanzadas al mercado una serie de
herramientas de software e iniciativas para emplear grandes archivos históricos
en la toma de decisiones.
Este concepto implica la creación de bases de datos que son en realidad
bases de metadatos, es decir, que tienen datos acerca de los datos. La labor es
resumir, analizar y filtrar los datos operativos para obtener información
valiosa que ayude en la toma de decisiones.
Sistema público de correo electrónico. La operación del télex es muy
similar a la de los sistemas computarizados para el manejo de mensajes. La
ventaja en este es su bajo costo.
Videoconferencia
En un mundo donde la comunicación es una necesidad absoluta para los
negocios, hoy en día nos enfrentamos al reto de comunicarnos de una manera más
eficiente. Estamos pasando de una cultura de la competencia a una de la
colaboración.
Las videoconferencias entre computadoras, en ese sentido, representan
una herramienta de trabajo muy útil. Las distancias físicas desaparecen. En
lugar de una sala de juntas, se establece una conexión entre estaciones
computacionales; y el trabajo se desarrolla normalmente: los participantes
emiten opiniones, presentan gráficos, señalan estadísticas, etc.
Ventajas de las
videoconferencias en las empresas
* Mercadotecnia. Próximamente
todos los vendedores abordarán a los clientes a través de sus computadoras
personales. Por otra parte, el cliente puede ver el producto, recibir
información concreta y, sobre todo, presenciar el funcionamiento del aparato
bajo distintas condiciones.
* Compras. A través de la
videoconferencia, una compañía puede comprobar la calidad de las materias
primas que adquiere, y planear el tipo de empaque que se requerirá para su
transportación marítima, ferroviaria o aérea.
Multimedia
Se puede decir que multimedia es la acción de transferir información
entre la computadora o red y el ser humano, a través de voz, datos y video.
Esta tecnología ofrece la posibilidad de contar con comunicación de información
en más de una forma, ya que incluye el uso de texto, audio, gráficos y
animación de gráficos y video. De manera que dentro de una corporación, varios
departamentos pueden diseñar remotamente un esquema o presentación a través de
la multimedia, compartiendo en su computadora de escritorio la misma pantalla.
EDI
Hoy en día las empresas están cambiando su forma de hacer negocios, ya
que cuentan con herramientas tecnológicas, como el Intercambio Electrónico de
Datos (Electronic Data Interchange, EDI), el cual ayuda a incrementar la
productividad y eficiencia en las operaciones de negocios entre empresas.
De una manera sencilla, podemos decir que EDI es la forma más efectiva
de sustituir al correo, teléfono y fax para el intercambio de información,
entre socios de negocios. En términos empresariales EDI es el intercambio
electrónico de información entre dos negocios interesados en un formato
predeterminado y específico, donde el intercambio será la transacción de
unidades básicas de mensajes, los cuales cuentan con estándares de documentos
de negocios, como órdenes de compra y factura de clientes.
Redes de Valor Agregado
Representan una de las mayores participaciones en el mercado de las
telecomunicaciones a nivel mundial. Esta importancia hace que dichas redes se
consideren vitales para el desarrollo tecnológico de servicios informáticos,
asociados tradicionalmente al procesamiento de datos, de tal forma que puedan
ser aprovechados de manera vertical dentro de las empresas y de manera
horizontal en las compañías con las que mantienen relaciones comerciales.
Una red de valor agregado se puede definir como aquella que presta
servicios adicionales a los básicos de telecomunicaciones, pero sin
especializarse en alguno en particular, como por ejemplo, buzones electrónicos,
almacenamiento y retransmisión de archivos, EDI, Internet, etcétera.
