TALLER 4

Sistema de Información Contable

Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones. La información contable se puede clasificar en grandes categorías: la contabilidad financiera o la contabilidad externa y la contabilidad de costos o contabilidad interna.

La contabilidad financiera muestra la información que se facilita al público en general, y que no participa en la administración de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta información también es de mucho interés para los administradores y directivos de la empresa. Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa.

La contabilidad de costos estudia las relaciones costos – beneficios – volumen de producción, el grado de eficiencia y productividad, y permite la planificación y el control de la producción, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la política del capital. Esta información no suele difundirse al público. 

Mientras que la contabilidad financiera tiene como objetivo genérico facilitar al público información sobre la situación económica – financiera de la empresa; y la contabilidad de costos tiene como objetivo esencial facilitar información a los distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan desempeñar sus funciones.

TAREAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

1. Interpreta y registra los efectos de las transacciones comerciales de cada tipo de negocio.

2. Clasifica los efectos de transacciones similares de tal forma que permita la determinación de los diversos totales y subtotales de utilidad para la gerencia y utilizados en los informes de contabilidad.

3. Resume y transmite información contenida en el sistema a quienes toman las decisiones.

LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLES MAS USADOS EN VENEZUELA 

   

Es un sistema estándar de comercio electrónico, integrado al sistema de gestión empresarial Profit Plus Administrativo; que permite gestionar las ventas a través de Internet, este sistema contable cuenta con las siguientes características:

Desarrollado bajo PuntoNet de Microsoft.

Manejo de comercio en Internet b2b y b2c:

Ventas por Internet tanto a clientes frecuentes como eventuales.

Posibilidad de Ventas con control del crédito, estableciendo limite, vencimiento.

Registro de cotizaciones y almacenamiento de las mismas.

Asignación de Password y login para usuarios.

Manejo de envíos con sus costos.

Altamente Parametrizable:

Sincronización automática de sus operaciones de ventas, inventarios, cobros, envíos de su sucursal virtual hacia su oficina central.

Múltiples reportes en línea por usuario.

Flexible: el cliente puede configurar su perfil de gestión de negocio de acuerdo a sus necesidades. eprofit está diseñado para cubrir las modalidades de ventas a través de Internet: b2c y b2b. Estas modalidades son configurables a través de una serie de parámetros que definen el comportamiento de la aplicación.

Ágil: las transacciones realizadas a través de eprofit, son actualizadas automáticamente en el sistema Profit Plus Administrativo.

Completo: la información que se muestra en esta aplicación cumple con todos los requerimientos para gestionar las ventas a través del comercio electrónico.

Amigable: eprofit es de fácil acceso y navegación, por lo cual está dirigido a cualquier usuario.

Saint (Sistema Administrativo Independiente) nació por iniciativa de un grupo de estudiantes universitarios que decidieron hacer una tesis dirigida a la administración de empresas. Los profesores motivaron al proyecto y a medida que se iba materializando, se observaba que el programa tenía aplicaciones directas en el día a día de cualquier empresa y/o usuarios del mercado de trabajo. Después de aprobadas las tesis y recibidos los diplomas, la idea cobro vida pero ahora con miras estrictamente comerciales. El grupo de programadores y diseñadores tardaron 3 años en preparar el proyecto final. Su propósito, desde sus inicios fue satisfacer las necesidades administrativas de la pequeña y mediana empresa por considerar que este era un sector desasistido desde este punto de vista.

Actualmente, la empresa tiene sede en Venezuela, Chile, Argentina, Colombia y Canadá y cuenta con más de 40000 clientes en Venezuela y el mercado latinoamericano.

Para instalar SAINT es necesario:

+  Microcomputador IBM o compatible con 640 Kb de memoria RAM (minimo)

+  Monitor a color, blanco y negro o monocromático.

+  Unidad de disco flexible de 3 ½ o 1,44 Mb.

+  Disco duro (10 Mb disponible)

+  Sistema operativo DOS 3.0 o mayor.

+  Impresora de 80 columnas.

SAP Business One permite a directivos y empleados procesar información con mayor efectividad, de forma que puedan tomar decisiones de negocio bien fundamentadas. Esta solución cubre todas las operaciones esenciales necesarias para dirigir PYMES, incluyendo las siguientes:

+  Administración -- Ofrece herramientas que le permiten personalizar y realizar copias de seguridad de los datos, definir tipos de cambio de divisas, configurar permisos y alertas y acceder a información procedente de software externo a SAP.

+ Contabilidad financiera -- Gestiona todas sus transacciones financieras, incluyendo el libro mayor general, configuración y mantenimiento de cuentas, asientos en el diario, ajustes en divisa extranjera y presupuestos.

+  Ventas y distribución -- Le ayuda a crear presupuestos, introducir pedidos de clientes, configurar entregas, actualizar balances de inventario y gestionar todas las facturas y cuentas por cobrar.

+  Compras -- Gestiona y mantiene contratos y transacciones de proveedores, incluyendo la emisión de órdenes de compra, la actualización de los datos del stock, el cálculo del valor de los artículos importados, la gestión de devoluciones y créditos y el procesamiento de pagos.

+  Transacciones bancarias -- Se ocupa de todas sus actividades financieras, como recibos en efectivo, emisión de cheques, depósitos, anticipos, pagos con tarjeta de crédito y conciliaciones bancarias.

+ Elaboración de informes -- Crea valiosos informes para casi cualquier aspecto de su empresa, incluyendo deudas de clientes y proveedores, ventas, cash flow, resúmenes de contactos con clientes, contabilidad, stocks en almacén, balances financieros, cálculo de precios, actividad de los clientes y mucho más.

Este sistema cuenta con una pantalla de consulta dirigida a los gerentes de la empresa. En dicha pantalla se muestran de forma muy resumida los datos e índices más relevantes. En los casos en que el cliente requiera una modificación de dicha pantalla se puede lograr vía generador de formatos.

Características

+  Esquema Contable: El sistema permite que el usuario defina el modelo del comprobante contable generado por cada tipo de trámite.

+  Integrado: Por ejemplo, al emitir una factura se genera el comprobante contable, se rebajan las existencias del inventario, se generan las cuentas/efectos por cobrar y se actualizan los históricos de ventas por producto y cliente.

+  Servicios: El sistema permite procesar servicios (ítems que no existen en el inventario.

+  Entregas Parciales: Para los trámites de pedidos, órdenes de compra y órdenes de producción el sistema maneja el control de los ítems entregados y los pendientes.

+  Impresión: La impresión del trámite es automática de acuerdo al tipo de operación.

JD Edwards Enterprise One es una solución que abarca las diferentes áreas de gestión de cualquier entidad, pensada para pequeñas y medianas empresas. Se caracteriza por tener una base de datos única y aplicaciones previamente integradas.

Orientada a todo tipo de empresa en general, considerando por tanto un alto grado de horizontalidad. Paralelamente también tiene desarrolladas soluciones verticales de JD Edwards(soluciones estándar sectoriales), diseñadas específicamente para la pequeña y mediana empresa. Los sectores para los que encontramos estas soluciones son: Fabricación y Distribución, Alimentación, Moda, Calzado y Complementos, Distribución Mayorista, Automoción, Dispositivos Médicos, Electrónicos de Alta Tecnología, Productos Personales y Domésticos, Gestión de Activos, Papel y Embalaje, Energía, Textil, Metales Primarios, Minería, Servicios Públicos, Gestión de Proyectos, Construcción, Inmobiliarias, Diseño e Ingeniería, Servicios.

Está completamente estructurada en módulos independientes e interrelacionados. Se pueden implementar sólo aquellos módulos que se necesiten. Además ofrece una amplia gama de funciones específicas de la industria para evitar desarrollar soluciones personalizadas o invertir en otros productos.

TALLER 3

CICLO DE VIDA DE SISTEMAS
Es un sistema, automatizado o manual, que engloba a personas, máquinas y/o métodos organizados para recopilar, procesar, transmitir datos que representan información. Un sistema de información engloba la infraestructura, la organización, el personal y todos los componentes necesarios para la recopilación, procesamiento, almacenamiento, transmisión, visualización, diseminación y organización de la información.

Ciclo de Vida de los Sistemas de Información Basados en Computadoras

PLANIFICACIÓN
Comienza con un pedido escrito que identifica el sistema de información y los cambios deseados. Pueden ser cambios mayores o cambios menores. El propósito de la fase de planificación es identificar claramente la naturaleza y el alcance del problema.

 ANALISIS 

En esta fase se recopilan los datos acerca del sistema y su funcionamiento aplicando cuestiones, entrevistas, encuestas, en general las técnicas de recopilación de datos y Especifica que es lo que el sistema debe hacer.

DISEÑO

El propósito de esta fase es desarrollar un diseño (cómo va a quedar) del sistema de información que satisfaga todos los requisitos documentados al igual Se determina qué va a hacer el sistema. Se identifican las entradas, salidas, archivos, programas, procedimientos y controles del sistema.

 IMPLEMENTACIÓN

Los programas son escritos, probados y documentados es decir que El propósito de esta fase es entregar un sistema de información completo que haya sido revisado como también  aprobado por la gerencia y usuarios.  Los preparativos finales incluyen la conversión de datos, adiestramientos y la transición del sistema viejo al nuevo.

USO 

Formar parte de la vida diaria de la empresa, cada programa, cada procedimiento y cada estructura de datos se convierte en una pieza del negocio que, como tal, deberá funcionar en forma constante, exacta y confiable.

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TALLER 2

 El Enfoque de Sistemas

Síntomas 

                   Son casos que se presentan a diarios en los  establecimientos macro o micro mediante situaciones que generan un problema.

Problema

      Es el perjuicio que le produce o genera un obstáculo a una empresa, causando un mal desempeño por parte de los mismo.

                        Soluciones Alternativas

Son las opciones que puede tener un gerente para buscar  de diversas formas una solución a un problema en la empresa.

Solución

Es la alternativa que puede implementar un gerente para darle fin a un problema 

Toma de Decisiones

Proceso en el que se realiza una elección entre las opciones para solucionar diversas situaciones.

Decisión

Es una opción o acción tomada de forma contundente.

Restricciones 

Son las limitaciones que se puede obtener para la realización de un acto.

Estado Deseado

Son metas o situaciones a la cual se pretende llegar

Estado actual

Es de donde comenzamos la elaboración de algo

Problemas estructurados

Son aquellos cuya solución depende de una sola serie de pasos que nos conlleve a un  conjunto de datos conocido y del cual se debe seguirse de una secuencia conocida.
Problemas no estructurados

En estos problemas no hay un algoritmo que nos permita llegar a una solución óptima, ya sea porque no hay información suficiente sobre los factores que afectan la solución o porque hay tantos factores potenciales.

Problemas semiestructurados.

Son aquellos que no están completamente estructurados. Se pueden considerar a los problemas semiestructurados como problemas no estructurados porque hay bastante conocimiento para limitar el número de soluciones disponibles, pero no suficiente para garantizar el 100% de certidumbre de llegar a una solución óptima.

     Enfoque de sistemas

Consiste en acercarse a un problema y buscar las opciones y técnicas efectivas para resolver el problema con una solución positiva.

Fases y Pasos del Enfoque de Sistemas

Influencia de los Factores Personales en la Resolución de Problemas

Sin lugar a dudas en la resolución de problemas juegan papel fundamental los factores personales  y en este sentido nuestra percepción y posterior actitud ante ellos es lo que determina el proceso en general.

En primer término debemos reconocer que los problemas son parte de la vida por tanto su reconocimiento incluso antes que surjan o se compliquen son de vital importancia; por cuanto evitarlos o solucionarlos es tarea fundamental dentro de la organización y la vida en general. Para ello es necesario amen de reconocerlos evitar respuestas impulsivas (desesperarnos, correr y gritar despavoridamente en caso de incendio) que nos podría llevar a una mala solución o a crear nuevos problemas (intentar apagar el incendio arrojando sustancias inflamables al mismo, arrojar productos que causen daños adicionales, atropellar a otras personas). Resulta entonces fundamental descubrir diferentes opciones de solución, para poder escoger la mejor.

Es de primordial importancia entonces conocer que un problema no es lo mismo que una situación difícil o dolorosa. Un problema es una situación "que puede ser cambiada" es decir, que tiene una solución. Por ejemplo: una enfermedad terminal. Si queremos "solucionar" este hecho, nos desgastamos física y emocionalmente y no lo podemos lograr. Podemos hacer cosas que nos ayuden o ayuden a las personas involucradas, pero no podemos cambiar la situación. La conducta de los demás no es nuestro problema, porque la solución no depende de nosotros. Nosotros no podemos cambiar o hacer que la otra persona cambie. Podemos tratar de convencerlo, motivarlo o ayudarlo, pero no cambiarlo. Sin embargo, la manera en que la conducta de esa persona nos afecta a nosotros, si puede ser nuestro problema y nosotros decidimos que hacer ante esa situación. Por ejemplo: Si mi pareja es alcohólica, el alcoholismo es problema de ella. Si cuando bebe no me da dinero, mi problema es la falta de dinero. La solución está en obtener el dinero que necesito, es decir, buscar ingresos propios. El no saber si seguir con ella o no, no es un problema. El problema puede ser que me da miedo divorciarme. La solución está en trabajar y resolver ese miedo. Entonces, en el planteamiento correcto del problema está la solución.

Los problemas pueden ser: De solución inmediata, mediano o largo plazo. En algunos problemas, la solución depende exclusivamente de nosotros y en otros se requiere de la colaboración de varias personas. Nosotros no podemos solucionar un problema sobre el que no tenemos control. Ejemplo: La frecuencia de los trenes. Un problema está formado por:

·         La situación que queremos cambiar.

·  Las conductas, personas, sentimientos, acuerdos, etc. que mantienen esa situación.

·         El objetivo o resultado que queremos lograr.

Para resolver adecuadamente un problema necesitamos:

·         Tener información clara de cada uno de estos aspectos.

·         Analizar dicha información.

·         Actuar.

Si no actuamos el problema no se resuelve, simplemente nos es más conocido.

Los principales obstáculos para la solución de problemas, son:

·         Negar la existencia del problema o restarle importancia.

·         Querer lograr cosas que no están bajo nuestro control.

·         Actuar impulsivamente.

·      Dejarse llevar por las emociones (enojo, depresión, etc.) o decidir en función de ellas.

·        No buscar la información necesaria.

·  No analizar la situación, los obstáculos, las posibles soluciones y nuestras expectativas.

·    No actuar. Seguir pensando en el problema o planeando su solución, pero sin llevarla a cabo.

Por tanto en el interés de lograr soluciones efectivas a los problemas debemos revisar las diferentes situaciones que pudiesen influir, tales como: estrés, angustia, enojo, depresión, etc. De igual manera es indispensable tener una hoja de ruta con acciones a desarrollar ante determinados problemas: incendio, robo, despido, pérdida del tren, baja en los ingresos económicos, etc. La forma correcta de atender un problema es a través de la planificación. Así no tomaremos la ruta equivocada de la gráfica.
No te quedes pensando en el problema y en sus consecuencias. Actúa.